¿Podrían haber sido un email? Jefes creen que casi 50% de reuniones son innecesarias

Según una encuesta, los ejecutivos pasan 25 horas a la semana en reuniones, y el 46% de ellas podrían suprimirse

Centro de la ciudad. Frankfurt. Silla en un edificio de oficinas.  Fráncfort, Alemania.
Por Matthew Boyle
14 de marzo, 2023 | 05:59 AM

Bloomberg — ¿Cansado de asistir a reuniones innecesarias? Puede que su jefe probablemente también esté harto de ellas.

Según una encuesta realizada a más de 10.000 trabajadores de oficina por Future Forum, un consorcio de investigación respaldado por Slack Technologies, propiedad de Salesforce Inc (CRM), los ejecutivos pasan una media de 25 horas a la semana en reuniones, aunque casi la mitad de esas llamadas de Zoom y actualizaciones de proyectos podrían desaparecer sin ningún impacto negativo.

La principal razón por la que los directivos acuden a reuniones improductivas es que pensaban que sería un buen uso del tiempo, pero finalmente no fue así. También asisten porque temen perderse algo importante y para demostrar a su propio jefe que están trabajando, según la encuesta. En el caso de los que ocupan puestos más bajos en la empresa, la razón más común para acudir es obvia: no tienen elección.

Los resultados llegan en un momento en que muchas empresas intentan evaluar qué reuniones son realmente importantes y cuáles podrían eliminarse en un entorno de trabajo cada vez más híbrido, en el que los empleados no suelen estar todos en el mismo lugar. Shopify Inc (SHOP), el sitio canadiense de comercio electrónico, dijo que va camino de eliminar 320.000 horas de reuniones este año poniendo fin a todas las reuniones recurrentes con más de dos personas, prohibiendo las reuniones los miércoles y limitando las grandes reuniones, además de animar al personal a rechazar algunas invitaciones.

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Acudir de mala gana a reuniones que no son críticas supone un despilfarro de unos US$100 millones al año en las grandes organizaciones, según otra encuesta, que también reveló que los trabajadores sólo rechazan el 14% de las invitaciones, aunque preferirían renunciar al 31% de ellas. El porcentaje de reuniones virtuales individuales aumentó del 17% en 2020 al 42% el año pasado, según un estudio de 48 millones de reuniones de la empresa de análisis de la colaboración Vyopta, señal de que las empresas están intentando controlar al menos a los participantes, si no las reuniones en general. Y las aplicaciones de programación del lugar de trabajo como Calendly informan de que algunos de sus clientes se están volviendo más inteligentes a la hora de programar más reuniones que realmente importan.

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Según la encuesta del Future Forum, los no ejecutivos dedican una media de 10,6 horas a la semana a reuniones, y el 43% de ellas podrían suprimirse. Entre las tácticas habituales para reducir la sobrecarga de reuniones se encuentran reducir la lista de invitados, enviar los órdenes del día con antelación y asegurarse de que la reunión en sí aborda una serie de cuestiones espinosas, no sólo un resumen de temas.

“No existe un enfoque único para eliminar las reuniones innecesarias”, afirma Brian Elliott, ejecutivo de Slack que supervisa la investigación del Future Forum. “Así que siéntete cómodo experimentando e iterando”.

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