Bloomberg — Llamémosle la “ceremonia de cierre”.
Al parecer, hay una forma adecuada y otra inadecuada de poner fin a una reunión laboral, y los directores y jefes empresariales que optan por la opción equivocada suelen provocar un descenso de la productividad y la salud mental de los colaboradores.
“Según Steven Rogelberg, catedrático de ciencias de la organización, psicología y gestión de la Universidad de Carolina del Norte en Charlotte, “entre los errores más comunes que cometen los líderes en las reuniones se encuentra el de no cerrarlas como es debido. “Si no se concluye correctamente una reunión, los participantes se preguntarán qué rayos fue lo que se decidió y se sentirán muy desilusionados”.
A menudo, los participantes en una reunión continúan conversando hasta que son desalojados de la sala de conferencias o hasta que llega el fin de la hora y deben dirigirse a su próximo compromiso.
En vez de eso, la gente debería terminar las reuniones unos 3 o 5 minutos antes de lo previsto para empezar, lo que Rogelberg describe como un “proceso de cierre” apropiado.
Durante este tiempo, quienquiera que dirija la reunión debe resumir sucintamente lo que se dijo, cuáles son las próximas acciones y quién será directamente responsable de completar las próximas tareas. Deberían establecer plazos específicos y describir el seguimiento que se espera.
Si ha llegado el final del tiempo asignado para la reunión y todavía hay puntos de la agenda sin discutir, la persona que convocó la reunión debe indicar cuáles son esos puntos pendientes y cuándo se discutirán a continuación.
Y finalmente, Rogelberg dijo que los líderes deben mejorar en cuanto a finalizar las reuniones a tiempo.
Las reuniones que se exceden corren el riesgo de crear resentimiento entre los asistentes, quienes a menudo tienen que apresurarse a llegar a la siguiente reunión y pueden preocuparse por llegar tarde.
Ese sentimiento permanece contigo y afecta negativamente a la productividad posterior. “No queremos que la gente reflexione sobre una mala reunión y luego infecte a otras personas con esa negatividad”, dijo.
Entonces, la próxima vez que un asistente a la reunión le pida mencionar una última cosa, sonría cortésmente, rechace y sugiera que le envíen un correo electrónico.
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